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Déclarer

FORMULAIRE MODE D'EMPLOI

1. Le brouillon(hormis la déclaration simplifiée)

  • - dés le début de la saisie, un brouillon est automatiquement généré (sauf pour la déclaration simplifiée;) ;
  • - il faut noter ses références (un code unique de 11 caractères) qui vous permettra d'y accéder lors d'une nouvelle connexion ;
  • - l'accès simultané de plusieurs personnes n'est pas possible : pour qu'un collègue puisse y accéder et le compléter, vous devez "Quitter le brouillon" ;
  • - la déconnexion intervient au bout de 10 mn sans clic sur les boutons "Enregistrer " ou "étape suivante" ou "étape précédente" ou bien encore sur l'une des rubriques du "menu du formulaire ".
  • - au-delà de 6 mois sans aucune action sur le brouillon, il sera supprimé par la CNIL.

2. Changer de procédure

  • - ce lien vous permet de revenir au choix de la procédure déclarative si vous vous rendez compte que vous n'avez pas choisi le bon formulaire ;
  • - il existe 5 procédures complètes différentes (et donc 5 formulaires), qui sont déterminées par le type de traitement que vous mettez en oeuvre : la déclaration normale, la demande d'autorisation, la demande d'avis, la demande d'autorisation "recherche médicale", la demande d'autorisation évaluation ;
  • - si vous changez de formulaire en cours de saisie, vous conservez les données enregistrées dans le brouillon.

3. Enchaînement des rubriques du formulaire

  • - vous pouvez compléter les rubriques du formulaire dans l'ordre que vous souhaitez, mais elles sont présentées selon un enchaînement logique ;
  • - passez d'une rubrique à l'autre soit à partir des boutons "étape suivante" ou "étape précédente" (bas de page), soit à partir du "menu du formulaire".

4. Quelle est la signification des pictogrammes rouge et vert figurant dans le "menu du formulaire" ?

  • - coche "verte" : la rubrique est correctement remplie ;
  • - croix rouge : la rubrique n'a pas été correctement renseignée : il peut manquer une donnée obligatoire, ou une incohérence a été détectée. Dans ce cas, cliquez dans la rubrique "Champs obligatoires" vous indique où se situent les erreurs ;
  • ATTENTION : le formulaire ne pourra pas être envoyé à la CNIL tant que toutes les rubriques ne sont pas passées en vert.

5. Comment être sûr que les données saisies sont bien enregistrées ?

Plusieurs actions entraînent un enregistrement automatique :
  • - clic sur le bouton "enregistrer", "étape suivante" ou "étape précédente" ;
  • - clic sur l'une quelconque des rubriques du "menu du formulaire".

6. Un format particulier est-il requis pour les documents transmis en PJ ?

  • - documents au format PDF, WORD, TEXT, OPENOFFICE ;
  • - taille maximum : 5Mo.

7. Quel navigateur internet utiliser ?

  • - Internet Explorer version 7 et suivantes ;
  • - Firefox.

8. Comment garder une copie du formulaire complété ?

  • - vous pouvez imprimer chaque page à tout moment : une icône représentant une imprimante figure en haut à droite de la page concernée ;
  • - on vous propose également d'imprimer la totalité du formulaire après l'écran d'envoi à la CNIL ;
  • - vous recevrez en PJ à l'accusé réception de votre formulaire, au format PDF, une copie du formulaire tel qu'enregistré par la CNIL.

9. Validation et envoi à la CNIL

  • - possible uniquement si toutes les rubriques du formulaire ont été correctement renseignées (cf. point n°3 du mode d'emploi);
  • - si le formulaire n'a pas été correctement rempli, la page "Validation et envoi" liste les rubriques incomplètes, et vous pouvez y accéder en cliquant sur les liens ;
  • - dès que le formulaire a été correctement complété, on valide en cliquant sur le bouton "J'envoie à la CNIL".

10. En cas de difficultés pour remplir mon formulaire

  • - consulter les aides, signalées par un point d'interrogation et la rubrique "Aide à la saisie" de chaque page ;
  • - si les difficultés persistent, contactez la CNIL en composant le 01 53 73 22 22, tous les jours de 9h à 18h30 (18h le vendredi).

11. Que se passe-t-il après l'envoi du formulaire ?

  • - 1ère étape : vous recevez un accusé de réception par message électronique dans la journée (avec en PJ votre formulaire complété au format PDF) ;
  • - 2ème étape : en fonction du type de procédure effectuée (déclaration, demande d'autorisation ou demande d'avis), vous devez recevoir un courrier de la CNIL qui vous donne le feu vert, dans un délai variable (1 semaine maximum pour une déclaration normale, 2 mois pour une demande d'autorisation ou demande d'avis) ; si votre dossier est incomplet, vous recevrez une demande de complément.
  • - 3ème étape : vous pouvez ensuite mettre en oeuvre votre traitement.